http://casootrocierremas.blogspot.com/
Una empresa que comercializa tecnología , sufre las angustias del cierre de fin de mes. La carga de toda la presión la recibe quien planea el negocio.
Suscribirse a:
Enviar comentarios (Atom)
GESTION DE LA RELACION DE LA GERENCIA DE MERCADEO Y LA GERENCIA LOGISTICA EN LAS EMPRESAS
Comentario por: DORA INES SALAZAR RUEDA
ResponderEliminarHECHOS:
1. Atraso en producción de Venezuela por falta de placas del circuito
2. Retraso en actividades del día a día (facturas para revisión represadas)
3. Error en los inventarios de producto terminado (impresoras averiadas no aptas para la venta)
4. Negociación con promociones no reportada oportunamente y para entrega inmediata con código de barra especial (combo impresora + cartuchos)
5. Sobre costos para armado de ofertas.
6. Pedidos pendientes por salir de bodega e incumplimiento a los clientes
7. Carrera contra el tiempo para llegada de contenedor de Venezuela y entrega en la fecha limite a los clientes.
8. Negociación de excepciones con entidades de aduana por horarios extraoficiales.
9. Enfermedad de coordinadora de Logística por la presión y la solución de situaciones en la marcha.
10. Sobre costos en transporte por limite de tiempo para cumplir a los clientes.
11. Problemas en documentación necesaria para importaciones
12. Incumplimiento de cuota de ventas de la regional
PARADIGMAS:
1. Cultura empresarial enfocada a las ventas (lograr las metas en la ultima semana del mes)
2. Al cliente hay que cumplirle no importa los costos
3. El gerente ataca a las personas no a los procesos
4. Practicas no standarizadas (cada uno hace las cosas a su estilo)
5. Cuando hay presión la planeación pasa a un segundo plano
6. El fin justifica los medios (malas relaciones interpersonales, trato deshumanizado)
7. El que mas grita es el que tiene la razón (comunicación nula)
8. Todo es una carrera contra el tiempo (apaga incendios, todo se soluciona sobre la marcha)
9. Tengo proveedores NO ALIADOS (depender exclusivamente de este proveedor)
10. Desconocimiento de los roles y responsabilidades dentro de la organización.
11. Sálvese quien pueda (las áreas funcionan como islas)
12. El cierre de mes es una tortura (todo se convierte en un chicharrón)
13. Administración totalmente visceral
SOLUCIONES:
1. Establecer la cadena de abastecimiento identificando los puntos críticos que requieren de un mayor nivel de atención.
2. Establecer alianzas estratégicas con sus proveedores principales (logística) que le brinden mayores garantías en tiempos de entrega y manejo de inventarios.
3. Diseñar y ejecutar un plan de cultura organizacional donde se establezcan principios reales basados en el respeto, el trabajo en equipo, enfoque a resultados, comunicación efectiva y servicio al cliente, donde se vivencie el compromiso de sus colaboradores motivados por su sentido de pertenencia hacia la compañía.
4. Establecer limites y responsabilidades de cada cargo y su importancia dentro del proceso en la cadena de valor.
5. Construir un plan de trabajo donde cada miembro del equipo contribuya a la construcción de la cuota de ventas desde el primer día del mes, que incluya producción, ofertas, promociones, combos, transportes, entregas.
6. Poner en marcha un plan de salud ocupacional que incluya charlas para manejo de la presión y el autocontrol en los miembros de la organización.
7. Contar con un plan de contingencia que pueda en dado momento subsanar la operación del Operador logístico en caso de necesitarlo.
En conclusión Compu System debe hacer una labor inicial muy fuerte para organizar sus procesos actuales que la hacen vulnerable y poco competitiva por el flojo soporte que le brinda su operador logístico (punto neurálgico) en su cadena de abastecimiento y que debido al alto nivel de competencia en su mercado objetivo la pueden hacer de fácil sustitución y con alto riesgo de perdida de clientes (participación de mercado) y en caso extremo con tendencia a desaparecer del mercado.
Por otro lado su cultura organizacional requiere de atención inmediata para definir roles y responsabilidades y hacer que el trabajo de todos los miembros sea de un verdadero equipo donde se direccionan los esfuerzos hacia los resultados y buscando cada día mejorar los procesos y no atropellar a los seres humanos.
Por: Carolina Delgado M.
ResponderEliminarPLANTEAMIENTO DE LA SITUACION:
Se presentó un retraso con la producción del proveedor y aunque los pedidos se hicieron con anticipación, no había una fecha exacta de entrega de los mismos.
Cuando se hizo la revisión del físico del inventario no se reportó la existencia de averías en impresoras que tenían en bodega y que contaban para cumplir con los pedidos, por lo tanto no se contaba con existencia de producto en buen estado en la bodega.
La empresa incurre en sobrecostos (empleados extras), por falta de planeación y por no informar sobre un pedido grande que requería de tiempo para organizarlo por las condiciones en que se estableció el acuerdo. El pedido fue devuelto por no llegar en la fecha y hora establecida.
Inconvenientes del proveedor por no salir a tiempo y por un problema con la redacción del certificado de origen.
PARADIGMAS:
Pensar que solo una persona es responsable de todo lo que sucede en una organización sin analizar las causas y los errores que surgen por la gestión de otros.
Depender del desempeño de proveedores externos (GLC), y de la forma como realizan su trabajo, confiados en los resultados que se pueden obtener de ellos.
SOLUCIONES
Revisar el proceso logístico desde la orden de pedidos hasta la distribución y ver que fallas hay para mejorarlas.
Coordinar con la empresa GLC (operador logístico) para exigir el cumplimento en los procesos y los compromisos adquiridos por parte y parte. Evaluar su desempeño.
Planear las actividades con tiempo para evitar contratiempos relacionados con problemas en la entrega de productos.
Comentario por: LINDA SUAREZ VARON
ResponderEliminarEl panorama que muestra la empresa Compu System, es que es enfocada a las ventas y sin importar cuanto cueste, presenta problemas de comunicación, y liderazgo , todo se convierte en caos, no hay procesos establecidos para cumplir, si no que a ultima hora revuelcan como locos por cumplir la cuota del mes.
Presentan atraso en producción en sus actividades diarias como facturas para revisión represadas, error en los inventarios de producto terminado por las impresoras averiadas no aptas para la venta, negociación con promociones no reportada oportunamente y para entrega inmediata con código de barra especial del combo impresora y cartuchos.
Generando sobrecosto para armar las ofertas, con pedidos pendientes por salir de bodega y con incumplimiento a los clientes por meter lo pedidos sin respectar el orden…
El gerente recarga toda la responsabilidad de la empresa en Catalina quien es la Coordinadora de logística, pero todo el proceso de abastecimiento (transito internacional, almacenamiento, facturación, alistamiento y despacho) lo realiza una empresa contratada externamente (GLC).
No me parece justo los problemas de salud de la coordinadora de Logística Catalina. por la presión de querer solucionar las cosas sobre el tiempo. Por que no es informada oportunamente… además por que no prevén las cosas dando como resultado sobre costos en transporte por límite de tiempo para cumplir a los clientes, aduaneros, problemas en documentación necesaria para importaciones y principalmente en la cuota de ventas.
Las aéreas funcionan todas por separado, el trato hacie al peronal no es buenos, la coordinadora no tiene un líder que le ayude... Solo un ogro, que lo único que hace es gritar si consideración alguna hacia ella cono ser humano, cuando le conto lo de la clínica, no mostro ningún interés en ella. Realmente que tristeza.
SOLUCIONES:
Compu System debe organizar sus procesos actuales urgentemente, que la hacen una empresa muy frágil y nada competitiva, el apático soporte que le brinda su operador logístico que es algo muy vital en su cadena de abastecimiento y que debido al alto nivel de competencia en su mercado objetivo la pueden hacer de fácil sustitución y con alto riesgo de perdida de clientes al punto de poder desaparecer la empresa.
Por otro lado su cultura organizacional requiere de atención inmediata para definir roles y responsabilidades y hacer que el trabajo de todos los miembros sea de un verdadero equipo donde se direccionan los esfuerzos hacia los resultados y buscando cada día minimizar los el riesgo de perdida.
Formar su cadena de abastecimiento identificando los puntos críticos que requieren de un mayor nivel de atención como el de crear estratégicas con los proveedores, que les brinden mayores garantías en tiempos de entrega y manejo de inventarios...
Definir en la cadena de valor un proceso que establezca límites y responsabilidades de cada uno de los empleados, generando la cultura organizacional donde se establezcan principios reales basados en el respeto, el trabajo en equipo, enfoque a resultados, comunicación efectiva y servicio al cliente, el compromiso de sus colaboradores motivados por un verdadero sentido de pertenencia hacia la empresa .
En este caso nos enfrentamos nuevamente al arquetipo desmedido y desorganizado de las compañías por tratar de cumplir su cuota de ventas mensual, que hace que todo salga mal debido a la falta de planeación y organización de todas las actividades relacionadas con este proceso tan importante pues es el que garantiza la rentabilidad de los negocios, la supervivencia y el crecimiento.
ResponderEliminarSe evidencia el trabajo y la actitud desmotivante de Catalina (coordinadora de Logística), el cual es causado en gran medida por su jefe Santiago (gerente general de Compu-system) quien tiene deficiencias al entender la necesidad de planear y organizar, así mismo le faltan habilidades de liderazgo para con su equipo de trabajo. Esta carencia de actitud por parte del líder de esta organización ha causado que se origine rivalidad entre las áreas funcionales de la empresa, a que exista total descuido en la confiabilidad de la información, a que se tengan problemas con los clientes por los constantes incumplimientos.
Santiago como gerente no conoce el trabajo interno de su organización, el cual debe realizarse a satisfacción para lograr lo único que le interesa su cuota mensual de ventas, además no conoce ni es consciente de la realidad de sus colaboradores. Catalina es una consagrada colaboradora que busca por todos los medios dar resultados a la empresa, pero la posición tomada por Santiago no la ayuda en nada sólo hace que sus problemas sean más grandes pues no aporta soluciones, además es tan fuerte la influencia negativa de Santiago que la lleva hasta el hospital. El trabajo hostil disminuye sin lugar a dudas la productividad, así mismo obstaculiza el pensamiento creativo en los trabajadores reduciendo así las habilidades para innovar en las empresas.
Para dar solución a este caso considero que inicialmente tenemos que entrar a revisar la posición de Santiago como líder de la organización, para ello recursos humanos debería realizar una evaluación de las habilidades gerenciales de Santiago y de ser necesario emprender programas de capacitación con él o en últimas elegir otra persona para el desempeño del cargo.
Es necesario realizar una medición de clima laboral en la organización y un análisis de puestos de trabajo para identificar sobre cargas laborales y nivel de motivación de los equipos, así mismo hacer una revisión de las funciones de cada cargo y la persona que lo desempeña para evitar que se originen descuidos tan relevantes como el no hacer el registro confiable de la información en los sistemas de inventario que afectan la prestación del servicio y la relación con los clientes.
Integralidad entre todas las áreas de la organización, pues se evidencia la separación y trabajo aislado del departamento de ventas con las demás áreas funcionales de la empresa esto ha llevado a que se venda lo que no se tiene en inventarios creando en gran parte el caos que se vive en Compu System. La mejora en el clima laboral traerá como consecuencia mejoras en este aspecto pues los integrantes de cada área verán las cosas de manera diferente y bajo un mismo objetivo. El gerente debe integrar estas áreas de manera periódica y planear y organizar de manera conjunta el trabajo de manera que todos estén sincronizados y la comunicación fluya de manera adecuada.
Por último Compu System debe auditar a profundidad los servicios prestados por su aliado GLC (grupo logístico colombiano), quien presenta problemas de desorganización en sus procesos internos, son incumplidos y además no están preocupados por el desarrollo de la compañía a la cual prestan sus servicios. Si Compu System es su único cliente está en la posición de exigir mejoras inmediatas o si no buscar otro proveedor que garantice un mejor servicio.
JEAN PIERRE ANCHICOQUE CADENA
Comentario de Carlos A Ardila S.
ResponderEliminarDespués del análisis del caso de Compu-system se pueden identificar los siguientes inconvenientes:
1. Se puede notar que todos los productos que comercializa son importados y a un solo proveedor y por esto las compras se deben realizar con un tiempo de anticipación considerable.
2. El pronóstico de ventas no se realiza teniendo en cuenta el inventario real existente.
3. La responsabilidad es recargada por parte del gerente a una sola persona.
4. Todo el abastecimiento es tercerizado con GLC.
5. Se ejecutan planes comerciales a última hora para cumplir con la cuota de ventas.
6. Catalina a pesar de ser una buena empleada se nota la desmotivación y el negativismo constante, tanto así que deja botado su cargo y la empresa.
7. Es evidente que mercadeo no trabaja de la mano con logística.
Soluciones
1. se sugiere principalmente evaluar al operador logístico, verificar su desempeño, establecer mecanismos de seguimiento y medición permanente de los resultados.
2. Organizar los procesos y asignar funciones, es necesario establecer limites entre responsabilidades.
3. Si la empresa ya conoce como son los cierres debe usar esos sucesos anteriores para anticiparse a los futuros hechos.
4. Crear indicadores de gestión para evaluar el desempeño interno.
5. Mercadeo y ventas de Integrarse con la empresa, conocer que es lo que sucede y realizar pronósticos de ventas alineadas con el inventario.
6. Se sugiere realizar una mejoría basada en la gestión de cuellos de botella,(teoría de restricciones)
Muchas gracias profesor Andrés por sus enseñanzas.
Los problemas que podemos evidenciar y por los que esta pasando la empresa son los siguientes.
ResponderEliminar1. Se encuentran sometidos al incumplimiento de su proveedor de Venezuela en cuanto a los pedidos realizado con anticipación. Es un mal proveedor que afecta la cadena de abastecimiento.
2. No cuentan con más proveedores que les permita tener una segunda opción en el momento de presentarse dichas situaciones.
3. Personal que solo piensa en el cumplimiento de la cuota de venta, la comisión y no poseen una mejor orientación.
4. Se evidencia una falta de planeación organización de los procesos de la empresa. Hacen pedidos a deshoras, no programan ni informan oportunamente las ofertas q van a realizar y lo que venden, las negociaciones especiales, programación de actividades.
5. No hay una buena comunicación del personal de cada departamento principalmente el que no GLC reportó oportunamente que las impresoras no se encontraban aptas para la venta. Hay incompetencias del GLC, no posee un buen desempeño.
5. No tienen en cuenta sus inventarios antes de realizar las ventas, no hacen una proyección de las ventas, buscan vender lo que salga y a última hora solo porque es el cierre de mes.
6 El desorden empresarial y de los departamentos hace que se cometan errores y estos errores conllevan a sobrecostos, gastos adicionales, requerir mas personal, alterar los procesos, violarlos. etc.
7. Debido a la mala organización se generan incumplimientos a los clientes en las entregas de los productos y pedidos, lo que afecta la credibilidad y genera efectos negativos, una percepción no muy buena de los clientes.
8. No poseen productos para abastecer el mercado y no tienen forma de cubrimiento con otros proveedores.
9. Desconocimiento y mala información para los procesos de importación. No hay un manejo idóneo que les permita minimizar errores y evitar inconvenientes
10. El stess de Catalina quien es la que soporta todos los errores y quien trata de solucionarlos por presiones de los superiores, lo que la conlleva a tener problemas de salud.
Paradigmas.
1. Lograr vender a cuesta de lo que sea.
2. El particular a mi no me informaron nada a tiempo.
3. Mala comunicación.
4. El fin justifica los medios (hacer lo que sea, saltar los conductos sólo por hacer lo que se quiere.
5. Apagando incendios. No preveen las cosas, no se proyectan.
6. Falta de planeación- organización.
7. Jefes inhumanos que buscan culpables y no soluciones. No ven el problema y lo corrigen sino a quien le hechamos la culpa y hechamos.
8. Recae la responsabilidad sobre una sola persona.
Soluciones.
1. Realizar un análisis completo de las situaciones que se presentan en la empresa que ocasiona caos empresarial.
2. Establecer procesos, responsabilidades teniendo en cuenta la cadena de valor y el punto en donde se encuentra.
3. Buscar más proveedores que les permita ampliar su cadena de abastecimiento.
4. Establecer normas, protocolos y procesos (ventas, pedidos, cierre de mes, almacenamiento, producción, etc) y asignar responsables que den informaciones y reportes oportunos del funcionamiento de cada uno de los departamentos donde se esté aplicando.
5. Motivar al personal al personal de cada uno de los departamentos, incitarlos para que sean proactivos, no reactivos.
6. Compartir responsabilidades de alto cargo.
7. Realizar revisión, planeación y proyección de ventas y comportamiento de los clientes de meses anteriores que permitan determinar que cantidad de productos voy requerir para poder cumplir a mi cliente sin inconvenientes.
8. Establecer una mejor comunicación entre todos los departamentos, para ello que sean creados reuniones quincenales y mensuales que les permita a todos estar informados y hablar un mismo idioma, además de preveer situaciones.
9. Manejar una conducta empresarial mejor. Un conocimiento profundo de los empleados de lo que es la empresa, lo que busca, como lo busca y los objetivos generales para que todos se involucren y aporten lo mejor de si, sin mediocridades laborales e incompetencias.
Yajaira Cruz Molina.
.
PROBLEMAS:
ResponderEliminar•NO EXISTE COMPROMISO DE PARTE DE LA EMPRESA GLC, QUE DEBE SER UN FACILITADOR.
•EL GERENTE NO TIENE CAPACIDAD DE LIDERAZGO Y GESTION, SOLO SABE ENCONTRAR ERRORES EN SUS SUBALTERNOS. ADEMAS QUE ES EL TIPICO GERENTE DE ESCRITORIO QUE SOLO SABE DAR ORDENES, PERO JAMAS REALIZA PLANEACION, PROPONE UNA ESTRATEGIA O SOLUCIONES.
•NO EXISTEN FUNCIONES CLARAS EN LA EMPRESA, Y TAMPOCO RESPONSABILIDADES DE LOS PROCESOS. MUCHOS PROCESOS TIENEN RESPONSABILIDADES COMPRATIDAS Y EL GERENTE NO LO VE DE ESA FORMA.
•LA COMUNICACIÓN ENTRE LA COMERCIALIZADORA Y EL OPERADOR LOGISTICO. ADEMAS ESTE ULTIMO AUNQUE SOLO ATIENDE UN CLIENTE, ES COMO SI NO TUVIERA TIEMPO O SIMPLEMENTE FALTA DE PROGRAMACION.
•NO EXISTE COMPROMISO DE LA PARTE COMERCIAL CON LA EMRPESA, NO HAY UN ENGRANAJE ENTRE VENTAS Y LOGISTCIA, Y TAMPOCO UNA RELACION QUE GENERE VALOR PARA AMBOS DEPARTAMENTOS.
PARADIGMAS:
•ESTA EN EL SISTEMA, POR ENDE ESTA BIEN. LOS SISTEMAS NO SON PERFECTOS, Y MENOS AUN CUANDO SON HUMANOS LOS QUE ALIMENTAN LA INFORMACION.
•EL BUEN GERENTE SABE DELEGAR. UNA COSA ES DELEGAR Y OTRA DESPRENDERSE POR COMPLETO DE LAS RESPONSABILIDADES DE LA EMPRESA. ADEMAS QUE EL BUEN GEENTE DELEGA, PERO SUPERVISA Y ACOMPAÑA LOS PROCESOS.
•CUMPLIR LA CUOTA POR CUALQUIER MEDIO. LOS VENDEDORES DE LA EMPRESAS NO PUEDEN VENDER SOBRE SUPUESTOS, SIN ESTAR AL TANTO DE EXISTENCIAS Y DE INVENTARIOS, POR QUE DE ESA FORMA SOLO LOGRAN PONER EN RIESGO LA OPERACIÓN GLOBAL DE LA COMPAÑÍA.
•LA TERCERIZACION DE PROCESOS MEJORA LA PRODUCTIVIDAD. MIENTRAS QUE LAS EMPRESAS DE OUTSOURCING NO ESTEN COMPROMETIDAS COMPLETAMENTE CON EL CLIENTE, Y ADEMAS TRABAJEN DE LA MANO CON E, COMO SI FUERAN UNA SOLA MAQUINA, SERA IMPOSIBLE QUE ESTAS ACTUEN FACILITANDO PROCESOS.
SOLUCIONES:
•CAMBIAR DE OPERADOR LOGISTICO, Y CON EL NUEVO ESTABLECER UNA RELACION DIRECTA, EN DONDE EL COMPROMISO DEL OPERADOR SEA TOTAL. ES IMPORTANTE DE LA COORDINADORA LOGISTICA DE COMPU-SYSTEM ESTE AL TANTO DE LOS PROCESOS, PERO ELLA NO DEBERIA HACER PRESENCIA FISICA EN CADA UNO DE ELLOS. EL OPERADOR LOGISTICO DEBE TENER CLARO SUS FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y ALCANCES, DE ESA FORMA RESPONDERA ADECUADAMENTE A LOS REQUERIMIENTOS DE EL CLIENTE, COMPU-SYSTEM.
•ES NECESARIO UN CAMBIO EN LA ACTITUD DEL GERENTE, O LLEGADO AL EXTREMO UN CAMBIO DE GERENTE. EN ESTA ORGANIZACON ES DE VITAL IMPORTANCIA QUE EL GERENTE ESTE ENTERADO DE LOS PROCESOS, PERO QUE A LA VEZ LOS SUPERVISE, DIRECCIONE, ACOMPAÑE Y ADEMAS TOME DESICIONES.
•LOS GERENTES ESTAN PARA DECIDIR ESTRATEGIAS QUE VUELVAN LAS EMPRESAS MAS EFICIENTES. ADEMAS UN BUEN GERENTE DEBE ASUMIR SUS FALTAS Y ERRORES, E IDENTIFICARSE CON LAS PERSONAS QUE ESTAN REALIZANDO UN BUEN TRABAJO EN LA EMPRESA. NO PUEDE SOLO DEDICARSE A SEÑALAR CULPABLES Y A ESPERAR RESULTADOS
•UN MANUAL DE FUNCIONES DE TODOS LOS CARGOS EN LA COMPAÑÍA, Y UN ORGANIGRAMA DE FUNCIONES Y ALCANCES COMPARTIDOS, EN DONDE ESTE CLARAMENTE ESTIPULADO LAS RESPONSABILIDADES DE TODOS LOS DIRECTIVOS EN LOS PROCESOS.
•EL DEPARTAMENTO COMERCIAL DEBE ENTENDER QUE SU BUEN DESEMPEÑO DEPENDE EN UNA GRAN MEDIDA DE SUS RELACION CON LA COORDINADORA LOGISTICA. ES DE VITAL IMPORTANCIA UNA RELACION DE COOPERACION ENTRE AMBAS PARTES PARA EL CUMPLIMIENTO DE LAS METAS. NO DEBERIAN HACERSE NEGOCIOS REPRESENTATIVOS SIN ANTES CONSULTAR EL COORDINADOR LOGISTICO Y ESTIMAR LA CAPACIDAD INSTALADA DE MERCANCIA.
Respuesta a dora ines : Felicitaciones por tu analisis : calificacion 5.0
ResponderEliminarMensaje a Carolina Delgado: Gracias por tu aporte . Calificacion 4.6
ResponderEliminarMensaje para linda Suarez_: Gracias por tu respuesta, calificacion 4.4
ResponderEliminarCorrección para Linda Suarez , calificacion 4.6
ResponderEliminarsaludos y disculpas
Mensaje para Jean Pierre , gracias por tu respuesta, calificacion 4.5
ResponderEliminarMensaje para Carlos Ardila, gracias por tu mensaje, calificacion 4.5
ResponderEliminarMensaje para yahaira: gracias y felicitaciones por tu aporte , calificacion 5.0
ResponderEliminarMensaje para Diana Hereida, gracias por tu mensaje y felicitaciones, calificación 5.0
ResponderEliminarPatricia Espinosa Silva
ResponderEliminarEventos :
- Sobrecostos
- Pedidos que se encuentran pendientes
- Incumplimiento a los requerimientos de los clientes, generando un inconformismo y deteriorando las relaciones comerciales
- Desorganización en la compañia : cada departamento labora y ejecuta sus funciones de manera independiente sin ver a la empresa como un todo. Por el " afàn " de cumplir con su presupuesto y cuota mensual se cometen errores que conllevan a este tipo de situaciones.
- La empresa no cuenta con un sistema de planeación y organización de las actividades y procesos interrelacionados que lleve a la empresa a márgenes de rentabilidad y a aprovechar al máximo cada uno de sus recursos, esto se aprecia en los errores con los inventarios de producto terminado.
- Presupuestos mal elaborados y no acordes con los pedidos de los clientes .
-Desconocimiento en la información necesaria para las importaciones
Esta empresa tiene un gran paradigma y es el " culpar " como siempre a una o dos personas de los errores que al final son responsabilidad de otro u utros cargos o departamentos, de ahi la importancia que una empresa tenga muy bien establecido las funciones y responsabilidades de cada área , de esta manera se puede llevar un seguimiento y control.
Es evidente la falta de pensamiento logístico y de liderazgo de Santiago , quien genera un ambiente de inconformismo, desmotivación y rivalidades entre cada uno de los funcionarios, lo cual es un factor muy desmotivante que se ve reflejado en actitudes , comportamientos y hasta estados de salud como el caso de Catalina.
Otro factor relevante es manejar todo el proceso de abastecimiento : almacenamiento , facturación, despacho , a cargo de una empresa contratada externa ( GLC ). Se depende todo el tiempo de un solo proveedor.
Soluciones :
1. La organización debe reorganizar sus procesos , asi mismo las funciones y responsabilidades de cada área. Se debe elaborar un planeación de cada una de las actividades .
2. En la cadena de abastecimiento identicar los puntos críticos , revisando todo el proceso logístico para examinar y detectar posibles errores o fallas.
3. Se debe llegar a una negociación con GLC , donde las responsabilidades y compromisos que se adquirieron desde un comienzo sean cumplidos en su totalidad , dejando “ sobre la mesa “ las cosas muy claras. Adicional la empresa debe buscar nuevas negociaciones con proveedores que le lleven a mejorar los tiempos de entrega .
4. La cultura organizacional demanda ser revisada y replanteada , estableciendo responsabilidades , viéndose como a la empresa como un todo, un sistema, cada área debe trabajar en equipo basada en un conocimiento previo de las directrices y objetivos globales de la organización. Esta cadena de valor buscará que cada puesto asuma sus responsabilidades sin dejar de ver a la organización como un sistema, concientizando a cada una de las personas sobre la importancia de su cargo y como éste aporta en todo el proceso. Generando de esta manera compromiso y sentido de pertenencia hacia la organización.
5. Establecer comités periódicos para realizar un seguimiento de las responsabilidades de cada cargo y tomar medidas preventivas si asi fuese necesario.
PARADIGMAS
ResponderEliminarSin ventas no hay producción es la justificación de siempre para hace que producción responda a todo lo que le pida ventas
PROBLEMAS:
A pesar que la empresa tiene aliados logísticos, que incluso uno de ellos trabaja exclusivamente para ellos como único cliente, no brindan el soporte logístico requerido, no es posible que se queden pedidos sin alistar o reportes de inventario por pasar cuando ellos tienen el control de la bodega, de la base de datos, además el personal operativo como Guillermo no se comprometen con la necesidad de compu-system de entregar a tiempo los pedidos.
Mercadeo, en cabeza de Andrés, lanzo y vendió una promoción sin antes consultar a inventarios en primera instancia, en consultar si le podían atender el requerimiento en cuanto tiempo antes de comprometerse con el cliente, porque el problema que están teniendo básicamente con ellos es los tiempos de entrega que están dejando a la organización en mala posición frente a sus clientes.
Otro inconvenientes es la falta de compromiso de la gerencia, se sabe que la encargada de coordinar la logística es catalina, ella puede ejecutar correcciones para las situaciones que se presenten sin embargo la gerencia debe liderar planes de mejora para que no sucedan continuamente loe errores, que mes tras mes, catalina manifiesta que se presentan.
Se perjudicaron los vendedores quienes al no poder entregar a tiempo los pedidos o no fueron recibidos se quedaron esas ventas por fuera de la cuota y no ganaron comisión.
Gloria no informo realmente lo que implica la cadena de transporte por lo tanto se presentaron inconvenientes en la llegada del camión que no alcanzo a entrar en la caravana, y lo que ella daba siempre era una solución para tapar cada incendio pero no dio una definitiva y contundente.
Catalina lo que hacía era apagar incendios, se presentaron varios a la vez y nadie aun teniendo responsabilidad se apersono de ellos. Le toco cubrir cada frente lo cual es errado porque ella debe ser líder no operativa.
SOLUCIONES:
Planeación por parte de logística, GLC, mercadeo y Venezuela, en cabeza de la gerencia para coordinar la operación con el propósito de cumplir con los tiempos, entregas y sobre todo asignar los responsables de cada parte de la cadena hasta entregar al cliente final y se cumpla con las metas propuestas y el mes cierre sin contratiempos, como los ocurridos, en ese orden de ideas:
Venezuela deberá tener a tiempo el forecast de compras dado por mercadeo y logística a principios de mes para lograr que llegue la mercancía con tiempo.
GLC debe mejorar el proceso de ingresar la información a la base de datos y de inventarios para tener los reportes al día, de mercancía disponible y defectuosa para saber con qué se puede contar.
mercadeo deberá tener acceso a esta base como visitante para que pueda ver el estado de la bodega y sepa si puede contar o no con lo que propone a los clientes, en caso que no se cuente con esto, deberá avisar a logística y esta con claridad le dirá en cuanto tiempo se puede disponer o no.
Gloria en caso de presentarse inconvenientes con el transporte, deberá avisar y presentar propuestas contundentes y soluciones definitivas. Deberá aportar a la cadena más que soluciones pasajeras.
CAROLINA ROSSI
COMENTA: MARTHA CARRILLO
ResponderEliminarConsidero fundamental resaltar varias situaciones muy reales que presenta este caso:
1. La tercerizacion de operaciones: Cuando se incluye a terceros en el desarrollo de la operacion y se depende de estos para cumplir con el cliente debe existir un contrato con unas clausulas de cumplimiento muy estrictas, unas polizas que garanticen que por temor a no pagar costos altos la compañia cumpla, y una persona responsable de hacer seguimiento a los procesos pero no a cierre de mes, sino semanalmente presentando informes consistentes, todo esto requiere el apoyo de la alta gerencia para darle la importancia que requiere.
2. Los pedidos de ultima hora: si bien es cierto el objetivo de las commpañias es vender y generar ingresos, es importante que antes de hacer compromisos con un cliente, se hable con las áreas que intervienen en toda la logistica, de tal forma que el compromiso sea cumplido sin generar sobrecostos y sobreprocesos, pues pese a lo bueno que sea el negocio, puede terminar generando mas gastos que utilidades.
3. El objetivo de ventas: Cumplir con el presupuesto de ventas, es la primer razon por la cual contratan los vendedores, al director comercial, pero esto no justifica que se convierta en una forma de amenazar a las demàs áreas cuando el trabajo no se desarrolla de manera planificada.
4. Posición de la Gerencia. No es saludable ver una compañia donde los errores de muchos se le cargan a una sola persona, màs aun cuando se conoce del compromiso de esta persona con la commpañia, lo ideal es que la gerencia analice la situación real, y haga parte de la soluciòn, tomando las medidas que considere pertinentes para que TODOS asuman su responsabilidad y cumplan con su trabajo.
4. Aprender a decir NO y YA NO MAS. Es impresionante ver como esta mujer llega al punto extremo de enfermarse, no comer, sacrificar todo por el trabajo, si bien es cierto debe existir en nosotros compromiso con las empresas este debe ser medido, pues una persona enferma o inconforme, amargada como ya estaba esta mujer no produce lo mismo. Como personas debemos aprender a decir no, y a exigir el cumplimiento de todos los participantes en los procesos de la compañìa. Los martires no son buenos... La Gerencia debe preocuparse tambien por el bienestar de sus empleados, esto hace parte de la buena administraciòn, este gerente perdiò un buen elemento por no darse cuenta o mejor no interesarse en lo que estaba pasando con ella.
Adicional a los comentarios anteriores, le sugeriria al gerente:
a- Hablar con Catalina e intentar que regrese, el buen gerente no es aquel que se la pasa despidiendo gente, sino el que logra conformar un equipo solido de personas satisfechas con su trabajo y lideres en sus áreas.
b- Hacer una reuniòn con Catalina, para conocer en detalle cuales son los problemas que tienen.
c- Hacer la reuniòn que estaba programando con todo el equipo pero liderarla él, pues como dice el refran "la cara del mayordomo engorda el ganado" mostrar a todos una radiografia de la situación, segùn lo trabajado en la reunión con Catalina, escuchar las propuestas de cada area o compañìa aliada y armar un plan de acciòn, con tiempos y responsables directos.
d-Control y Seguimiento. El puede endilgar la responsabilidad de hacer seguimiento al cumplimmiento de los compromisos de esta reuniòn a Catalina, pero debe organizar reuniones donde se vea el avance de los mismos, de no ser asì buscar nuevos aliados y hacer los cambios, debe estar pendiente de lo que sucede.
e- El gerente debe tratar a su equipo humano, como las personas que son, nada tiene que ver la disciplina con el mal trato o la indiferencia que en ultimas es una forma de maltrato.
f-Evaluaciòn de pedidos extras: En las ordenes de pedidos extras debe haber un visto bueno por parte de la Gerencia o mìnimo de Catalina, antes de proceder a cerrar el negocio para antes de firmar o comprometerse con el cliente.
Publicado por:
ResponderEliminarMARIA ANGELICA SANCHEZ NORIEGA
En esta organización se detectan varias situaciones nocivas para el normal funcionamiento:
Procesos atrasados, con actividades represadas, lo que implica información no veraz (inventarios de producto terminado), falta de comunicación entre los procesos, generando demoras en el montaje de promocionales, y por ende retraso en la entrega a los clientes.
Por la inmediatez se incurren sobrecostos para cumplir con la promesa de valor efectuada, además como resultado de la falta de control de los inventarios, de la no revisión de la facturación y de la falta de comunicación de los procesos, no se han efectuado los despachos necesarios para cumplirles a los clientes.
No existe un pronóstico, ni un control adecuado de las entregas de los proveedores, lo que analizado desde el punto de cadena de valor, genera retrasos en las demás actividades que dependen de la recepción de esta mercancía. La compañía incurre en sobrecostos para mitigar los problemas por la falta de claridad en la negociación efectuada con los proveedores y garantizar cumplir con los contratos contraídos con los clientes.
Se evidencia además una sobrecarga laboral, es decir que los directivos de la organización se aprovechan de la buena disposición y el compromiso de algunos trabajadores, “PREMIANDOLOS” con mas trabajo y malos tratos.
La sumatoria de estas situaciones afecta el cumplimiento de las metas pactadas para el área de ventas.
La organización tiene como meta el cumplimiento de la cuota de ventas, al precio que sea y en el último momento, sin importar asumir los costos necesarios para tal fin.
Cabe recordar que el cliente no siempre tiene la razón, pero una mala negociación pone a la organización a merced del mismo, obligándola a cumplir, al precio que sea necesario.
Estas situaciones de tensión y stress, acaban por afectar al tan importante TALENTO HUMANO, error que no se debe seguir cometiendo, toda vez que se hace mella en el espíritu colaborador de los empleados, generando una cultura de miedo y falta de respeto.
Sin desmeritar la capacidad de generar acciones recursivas por cada proceso, no son las más apropiadas e idóneas para el cumplimiento de los objetivos, por tanto es recomendable, reconocer todo el flujo de actividades y estandarizarlo.
Procesos organizados disminuirían la necesidad de improvisar y reducirían costos.
A esta empresa cabe recordarle que “No se debe tener todos los huevos en una sola canasta” por tanto es prudente evaluar otros proveedores.
A la organización le hace falta implementar un proceso de identificación de cargos, responsabilidades e influencias sobre otros procesos, para garantizar el trabajo en equipo y el cumplimiento de metas.
Los problemas no se deben solucionar en el último momento, influenciados por las emociones.
La organización debe identificar sus fortalezas, de la misma manera que sus debilidades, prestando una mayor atención sobre estas, llevando a cabo las acciones necesarias para controlarlas y eliminarlas.
Se debe capacitar al personal, para que aprendan a identificar las acciones Urgentes e Importantes, fortalecer el trabajo en equipo, empoderar al Talento Humano en la búsqueda de su eficiencia, eficacia y efectividad.
Lograr que todos visualicen el mismo norte, y creen una cultura de excelente servicio al cliente.
Se debe monitorear el cumplimiento de la cuota de ventas, estableciendo metas diarias y controlando el cumplimiento de las mismas, para evitar los cierres de mes caóticos.
Generar actividades de control sobre la operación logística de la organización, con niveles de exigencia más altos.
Publicado por:
ResponderEliminarCarlos Andres Diaz Pradilla
Problemas:
1. Proveedor de Venezuela se atraso debido a la falta de un repuesto.
2. La información sobre los inventarios de producto terminado y lista para despacho, pues dentro de ellos se incluyeron impresoras con defectos.
3. Departamento de ventas armó planes de promociones sin comunicarlos en producción. Solo informaron pocas horas antes de hacer el despacho, generando caos y sobrecostos por personal.
4. Retraso en la entrega de pedido por error en la preparación del mismo. (mercancía sin TAG de seguridad)
5. Error en el diligenciamiento de los documentos generando retrasos en el proceso de nacionalización de la mercancía.
6. Falta de información en los horarios de despachos y transito de los vehículos.
7. Se recargaron todas las responsabilidades en un solo empleado, generando stress e incumplimientos de los compromisos.
8. Falta de comunicación de la empresa con los clientes para renegociar horarios de entrega.
9. Falta de comunicación de transportadora con la empresa para coordinar tiempos de entrega.
Paradigmas:
1. Confiarse en un solo proveedor.
2. Que lo inventarios se hacen solo a final de año, eso no es necesario tenerlo actualizado mes a mes.
3. Las promociones mejoran las ventas y no afectan para nada la producción así que no hay razón para informarles de esas actividades.
4. Falta de planeación, a ultima hora siempre logramos cumplir los objetivos asi nos toque correr.
5. La culpa la tienen las personas, los procesos siempre se han realizado asi y son inmejorables.
6. Manejar cada departamento como una republica independiente.
7. hay que hacer lo que sea para cumplir con la cuota del cierre.
8. El que manda manda aunque mande mal
Soluciones:
1. Determinar los factores claves en el proceso de abastecimiento para detectar puntos críticos y aplicar las respectivas mejoras a dichos procesos.
2. Implantar programa sistematizado de control de inventarios, donde se pueda especificar productos listos para despacho de los productos con defectos.
3. Desarrollar planes promocionales en conjunto con el departamento de producción para poder determinar tiempos de entrega y costos precisos.
4. Mejorar las relaciones con nuestro proveedor para que se vea un verdadero gana-gana. Como plan B, buscar otro proveedor que me pueda mejorar las condiciones y suplir el actual en caso de necesitarlo.
5. enfocar la empresa al cliente, al servicio, y no tanto a las ventas.
6. Plan de logística que me permita tener un mayor control sobre el transporte, seguimiento y control de mi mercancía.
Problemas: Muchos de ellos relacionados con el operador de logística
ResponderEliminar1. Retrazo en Proveedor de Venezuela por falta de un insumos.
2. Información no confiable sobre inventarios de productos para entregar, pues se incluye productos defectuosos.
3. Departamento de ventas armó planes de promociones sin comunicarlos en producción. Solo informaron pocas horas antes de hacer el despacho, generando caos y sobrecostos por personal.
4. Retraso en la entrega de pedidos por fallas en la preparación (Producto sin TAG de seguridad)
5. Fallas en el proceso de documentación de de nacionalización de mercancías produciendo retrasos.
6. Falta de comunicación con la empresa de trasportes que le impide conocer los horarios de despachos y transito de los vehículos, y coordinación de tiempos de entrega dificultando los procesos.
7. Concentración de responsabilidades en un solo empleado generándole stress ( problemas de salud), e incumplimientos de los compromisos.
8. Falta de comunicación de la empresa con los clientes para renegociar horarios de entrega.
PARADIGMAS:
“El fin ( las ventas) justifica los medios (compromisos, fechas de entrega, promociones, etc )”
“Los cierres de ventas siempre generan estrés.”
“Contratando un operador de logística, se solucionaran todos los problemas.”
SOLUCIONES:
1. Cambiar rápidamente el operador de logística, buscando una opción más que cumpla adecuadamente las responsabilidades.
2. Mejorar la comunicación con proveedores para facilitar los procesos de entrega de mercancía
3. Establecer dentro de la organización comunicación efectiva dentro de las diferentes áreas, con adecuada definición de funciones y responsabilidades que impidan que toda la responsabilidad recaiga sobre una sola persona.
4. Crear mecanismos para programar ventas a lo largo del mes y evitar que el cumplimiento de la cuota se haga durante la última semana generando estrés.
5. Mejorar la comunicación con los proveedores de transporte que facilitan el intercambio de información y facilitando las entregas de mercancía.
RICARDO F. ROJAS LÓPEZ
Mensaje para Ricardo Rojas, gracias por su aporte , nota 4.7
ResponderEliminarMensaje para Carlos Andres, gracias por el aporte, nota : 4.7
ResponderEliminarMensaje para Maria Angelica Sanchez, gracias por el aporte , nota 4.5
ResponderEliminarMensaje para Martha Carrillo, gracias por el aporte , nota 5.0
ResponderEliminarMensaje para Carolina Rossi , gracias por el aporte, nota 4.5
ResponderEliminarMensaje para Patricia Espinoza, gracia por el aporte , nota 4.8
ResponderEliminarCierre de las respuesta del caso.
ResponderEliminarLos siguientes estudiantes no contestaron el caso:
Diana Patricia Marciales
Johana MArtinez
Flaminio Rojas
Gracias a todos por los aportes, la metodología de análisis para situaciones complejas , fue aplicada por la mayoría de ustedes, lo cual permite establecer que dispones de una herramienta para abordar problemas relacionados con la logística. Igualmente en las soluciones presentan elementos que se presentaron en las discusiones teóricas de la clase.
saludos